Strapi: Inhalte zentral verwalten und Websites, Portale und Anwendungen verbinden

Dieselbe Information an mehreren Stellen

Viele Unternehmen betreiben heute mehrere digitale Systeme gleichzeitig: eine öffentliche Website, ein Portal für Kunden oder Vertriebspartner und eine oder mehrere interne Anwendungen, etwa für den Außendienst oder den Service. Alle zeigen einen Teil derselben Informationen – Produktbeschreibungen, technische Daten, Anleitungen, News und häufige Fragen.

Da jedes System für sich entstanden ist, hat meist auch jedes seine eigene Verwaltung. Eine Produktbeschreibung existiert so dreimal: auf der Website, im Portal und in der App. Ändert sie sich, muss jemand sie an allen drei Stellen anpassen – und arbeitet das Unternehmen in mehreren Sprachen, vervielfacht sich der Aufwand schnell.

Was doppelte Pflege kostet

Doppelt gepflegte Inhalte wirken selten wie ein großes Problem – bis sich der Aufwand summiert. Dann zeigt er sich auf mehreren Ebenen:

• Verlorene Arbeitszeit. Mitarbeitende übertragen und prüfen dieselben Daten, statt sich um Aufgaben zu kümmern, die echten Mehrwert schaffen.
• Widersprüchliche Informationen. Ein Kunde sieht auf der Website eine Angabe, im Portal eine andere – und weiß nicht, welche gilt.
• Veraltete Dokumentation. Eine Anleitung oder ein Datenblatt wird in einem System aktualisiert, im anderen bleibt die alte Version online.
• Mehr Verwaltungsaufwand. Jede Änderung muss zwischen Abteilungen abgestimmt und an mehreren Stellen geprüft und freigegeben werden.
• Höheres Fehlerrisiko. Beim manuellen Übertragen entstehen schnell Tippfehler, fehlende Übersetzungen oder übersehene Aktualisierungen.

Das Problem liegt selten in einem einzelnen System. Meist sind die Systeme schlicht nicht verbunden, und niemand hat festgelegt, wo die maßgebliche Version einer Information liegt.

Der bessere Weg: Inhalte einmal pflegen, Systeme greifen darauf zu

Die Lösung ist nicht unbedingt ein großes neues IT-System, sondern eine andere Aufgabenteilung. Mitarbeitende pflegen Inhalte an einer Stelle – in einem Content-Management-System – und legen sie strukturiert ab. Ein Produkt ist dann kein langer Textblock, sondern besteht aus einzelnen Feldern: Name, Kurzbeschreibung, technische Eigenschaften, Dokumente und Übersetzungen.

Website, Portal und Anwendungen beziehen diese Daten anschließend über eine API. Eine API kann man sich als vereinbarte Schnittstelle vorstellen, über die Systeme Daten austauschen: Das Portal braucht keine eigene Kopie der Produktbeschreibung, sondern liest sie aus der gemeinsamen Quelle. Jedes System stellt die Inhalte weiterhin auf seine Weise dar und nutzt nur, was es braucht.

Was Strapi macht

Strapi ist ein Open-Source-Headless-CMS. Ein Headless CMS trennt die Verwaltung von Inhalten von ihrer Darstellung: Es kümmert sich um Erfassung, Struktur, Sprachen und Zugriffsrechte, legt aber nicht fest, wie die Inhalte auf einer Website oder in einer App aussehen.

Sobald festgelegt ist, woraus ein Inhaltstyp besteht – etwa ein Produkt oder eine News –, ist dieser Inhalt über eine API verfügbar. So können mehrere Websites und Anwendungen gleichzeitig Inhalte aus demselben System nutzen, jede in ihrem eigenen Design. Für Unternehmen zählen vor allem diese Eigenschaften:

• Struktur nach Maß. Inhaltsmodelle richten sich nach den Daten und Abläufen des Unternehmens – nicht umgekehrt.
• Einmal erfassen, mehrfach nutzen. Website, Portal und Apps greifen auf dieselben Inhalte zu.
• Mehrsprachigkeit. Übersetzungen hängen am selben Inhalt, statt in getrennten Systemen zu liegen.
• Pflege ohne Programmierkenntnisse. Mitarbeitende bearbeiten Inhalte in einer übersichtlichen Verwaltungsoberfläche.
• Freie Wahl beim Hosting. Strapi läuft auf der eigenen Infrastruktur des Unternehmens oder in der verwalteten Umgebung Strapi Cloud.

Was Strapi nicht ist

Strapi ist kein ERP, kein CRM und keine Plattform zur Prozessautomatisierung. Es verwaltet weder Lagerbestände noch Aufträge oder Kundenbeziehungen. Führt ein Unternehmen Preise und Bestände bereits im ERP, ist es nicht sinnvoll, sie von Hand ins CMS zu übertragen. Seine Stärken spielt Strapi bei Inhalten aus, die Menschen erstellen und pflegen – Beschreibungen, Anleitungen, News und Übersetzungen. Daten aus anderen Systemen werden über Integrationen angebunden. Was vor der Anbindung von Systemen geklärt werden sollte, beschreiben wir im Artikel Was zuerst schiefgeht, wenn ein manueller Geschäftsprozess an eine API angebunden wird.

Ein Praxisbeispiel: Hersteller mit technischer Dokumentation

Fiktives Szenario · kein umgesetztes Projekt

Nehmen wir einen Hersteller von Industrieausrüstung, der für jedes Produkt technische Spezifikationen, Bedienungsanleitungen und Sicherheitsdatenblätter in vier Sprachen pflegt. Dieselben Informationen brauchen die öffentliche Website mit dem Produktkatalog, ein Portal für Vertriebspartner und eine Service-App, die Techniker im Außendienst nutzen.

Wie viel Aufwand das spart, hängt von der Zahl der Produkte, Sprachen und Systeme ab. Ein guter erster Schritt ist deshalb eine einfache Bestandsaufnahme: Welche Inhalte werden gepflegt, von wem und wo? Schon diese Übersicht zeigt oft, wie viel Arbeit heute doppelt anfällt. Weitere Anwendungen, etwa ein Produktkonfigurator oder ein Onlineshop, lassen sich später an dieselbe Quelle anbinden.

Wann Strapi sinnvoll ist

Strapi spielt seine Stärken aus, wenn Inhalte nicht nur auf einer einzigen Website leben. Sinnvoll ist es vor allem bei:

• mehreren Websites oder Anwendungen, die dieselben Inhalte nutzen,
• Kunden- oder Vertriebspartnerportalen, deren Daten zur öffentlichen Website passen müssen,
• mehrsprachigen Inhalten, die in allen Sprachen gleichzeitig aktuell sein sollen,
• strukturierten Produktinformationen wie Spezifikationen, Varianten und Dokumentation,
• individuellen Anwendungen, die eine übersichtliche Oberfläche zur Inhaltspflege brauchen,
• Projekten mit Integrationen in andere Systeme, etwa ERP, CRM oder Onlineshop.

Wann Strapi nicht nötig ist

Headless bedeutet, dass die Darstellung der Inhalte separat entwickelt werden muss. Für eine einfache Unternehmenswebsite mit wenigen Seiten, deren Inhalte nur an einer Stelle erscheinen und sich selten ändern, ist das oft ein unnötiger Aufwand.

In solchen Fällen ist ein klassisches CMS wie WordPress meist einfacher und kostengünstiger: Die Website ist schneller online, die Pflege ist vertraut und die Wartung weniger aufwendig. Die eigentliche Frage ist nicht, welches System besser ist, sondern wie viele Kanäle, Sprachen und Anbindungen Ihre Inhalte unterstützen müssen.

Wie BKIT unterstützt

Strapi ist ein Werkzeug. Sein Nutzen entsteht erst, wenn es sinnvoll in bestehende Abläufe und Systeme eingebettet ist. Bei solchen Projekten unterstützen wir Unternehmen in diesen Bereichen:

1. 01Analyse bestehender Prozesse und Systeme – wer welche Inhalte pflegt, wo sie doppelt anfallen und ob Strapi überhaupt die richtige Wahl ist.
2. 02Planung von Integrationen – welche Systeme welche Daten brauchen, wer dafür verantwortlich ist und wie sie aktuell bleiben.
3. 03Anbindung von Geschäftsanwendungen – Verbindung von Strapi mit Websites, Portalen, Apps und Systemen wie ERP und CRM.
4. 04Datenmigration – Übernahme bestehender Inhalte und Übersetzungen aus Altsystemen, mit klarer Absprache, was übernommen, bereinigt oder aufgegeben wird.
5. 05Individuelle Backend-Entwicklung – Inhaltsmodelle, Zugriffsregeln und Funktionen, die eine Standardinstallation nicht bietet.
6. 06Einführung und Wartung – Begleitung des Teams beim Umstieg, Dokumentation, Updates und Weiterentwicklung.

BKIT ist ein kleines Entwicklungsunternehmen unter der Leitung von Boštjan Korošak. Je nach Umfang und Anforderungen eines Projekts arbeiten wir bei der Umsetzung auch mit externen Spezialisten zusammen.

BKIT ist im Strapi Partner Program als Registered Partner aufgenommen. Wir unterstützen Unternehmen und Digitalagenturen bei der Planung digitaler Lösungen, der Anbindung von Geschäftssystemen und der Entwicklung von Integrationen.

Mehr zu unseren Leistungen rund um Integrationen finden Sie unter Leistungen. Agenturen, die bei einem solchen Projekt technische Unterstützung oder eine Umsetzung im Hintergrund brauchen, finden weitere Informationen auf der Seite Für Agenturen.